132.ファイル配布・期限管理設計
“添付メール運用"を終わらせる。誤送信・転載・古い版の事故を防ぎ、期限付きで安全に配布できる仕組みを設計します。
B2Bの資料配布は、実は最も事故が起きやすい業務です。 見積書・図面・仕様書・価格表・販促資料などをメール添付で回すと、誤送信、転送、旧版利用、回収不能が起きます。さらに「いつ誰が見たか」が残らないため、営業の次アクションも打てません。 本サービスでは、ファイル配布を「リンク配布＋期限管理＋権限＋ログ」で設計し、資料を安全に運用できる状態にします。会員サイト・代理店ポータル・サポートポータルと連携し、＊＊“配布が増えても破綻しない"＊＊設計に落とし込みます。 ■提供内容(3点) 1.配布方式設計(リンク/会員限定/個別配布、DL制御) 2.期限・版管理設計(有効期限、更新、失効、回収) 3.運用・監査設計(承認、ログ、例外、事故防止) 成果物：ファイル配布・期限管理 設計書一式(ルール＋項目＋運用) ※まず「配布したい資料の種類(価格/図面/見積/販促)」と「期限を付けたい理由(改定/機密/一時公開)」を教えてください。設計を切り分けます。
基本情報
■成果物(納品物) 資料分類表(価格/図面/仕様/見積/販促 等) 配布パターン定義(会員/個別/期限リンク/承認後 等) 制御項目定義(期限、回数、DL可否、透かし、IP制限) 版管理ルール(命名、公開状態、旧版扱い、改定通知) 期限切れ時の画面・導線(再申請、最新版誘導) ログ/監査要件(記録項目、保管期間、異常検知) 運用フロー(登録→承認→公開→廃止→棚卸し) KPI(誤送信ゼロ、旧版利用ゼロ、DLログ活用) ■進め方 1.資料棚卸し：種類、機密度、更新頻度を整理 2.配布パターン決定：会員限定/期限リンク/承認後を割り当て 3.版管理ルール策定：最新版運用と改定通知を定義 4.期限・制御項目確定：回数/透かし/制限など必要最小で 5.運用設計：承認・例外・棚卸しを定義 6.実装/運用：ポータルへ組込み、ログで改善
価格情報
■200万円〜1,400万円(対象範囲・制御で変動) ・ライト(配布パターン＋期限/版管理ルール)：200〜350万円 ・標準(承認/ログ/見せ分け条件、画面導線まで)：350〜750万円 ・拡張(透かし、異常検知、複数ポータル統合、実装伴走)：750〜1,400万円 ※「要見積」表記推奨
納期
用途／実績例
■こんなお悩みに 価格表や仕様書の誤送信が怖い 資料の旧版が使われてトラブルになる 代理店が古い販促資料を使ってしまう NDA後だけ渡したい資料がある “誰がいつDLしたか"を記録したい ■用途 機密資料の安全配布(誤送信・転送リスク低減) 旧版事故の防止(最新版運用) 期限付き公開(案件単位の制御) 代理店/顧客向けの見せ分け運用 監査・営業活用(閲覧/DLログ) ■実績例(会社名不要フォーマット) 価格表の誤送信が怖い → 会員限定＋期限リンクで安全化 旧版資料が混在 → 版管理で最新版だけを運用 代理店が勝手に配布 → 権限＋ログで統制
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取り扱い会社
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